Room Directory: waar plaats je je QR-code in een hotel?

De QR-code heeft zich geleidelijk in hotels gevestigd. Het biedt nu de mogelijkheid om in enkele seconden toegang te geven tot Wi-Fi, ontbijttijden, beschikbare services, lokale aanbevelingen of de Room Directory van het etablissement.

Maar een QR-code afdrukken en ergens in het hotel neerzetten is niet genoeg.

Opdat een gast eraan denkt deze te scannen, moet deze zichtbaar zijn op het moment dat hij informatie zoekt.

Hier zijn de beste locaties om een QR-code in je hotel te installeren.

1. In de kamer: de essentiële locatie

De kamer blijft waarschijnlijk de meest belangrijke plek.

Eenmaal geïnstalleerd, begint de gast natuurlijk naar verschillende informatie te zoeken:

• Wat is het Wi-Fi-wachtwoord?
• Hoe laat wordt het ontbijt geserveerd?
• Tot hoe laat kan ik uitchecken?
• Heeft het hotel een restaurant?
• Waar bevindt zich de fitnessruimte?
• Hoe kan ik de receptie bereiken?

Een QR-code direct in de kamer geplaatst beantwoordt onmiddellijk deze vragen.

Het kan worden geplaatst op een klein standaard op het bureau, het nachtkastje of in de buurt van de ingang.

Het doel is simpel: de gast moet deze kunnen opmerken zonder ernaar te hoeven zoeken.

2. Op de sleutelkaarthouder of -map

De sleutelkaarthouder die bij check-in wordt uitgereikt is bijzonder interessant.

De gast ontvangt deze direct bij aankomst en behoudt deze gewoonlijk gedurende het gehele verblijf.

Je kunt hier bijvoorbeeld aan toevoegen:

"Alle informatie over uw verblijf"

vergezeld van de QR-code.

De gast heeft dus op elk moment snel toegang tot informatie van het etablissement, zelfs wanneer deze niet in de kamer is.

3. Bij de receptie

De receptie is uiteraard nog steeds een uitstekende plek om je QR-code te presenteren.

Deze kan worden geplaatst op een klein ezel of standaard in de buurt van de balie.

Het voordeel is ook educatief: tijdens check-in kan je team de gast eenvoudigweg vertellen:

"U vindt alle nuttige informatie over uw verblijf door deze QR-code te scannen."

De gast weet dan onmiddellijk dat deze ruimte bestaat en kan deze later raadplegen.

Dit helpt ook om bepaalde herhalende vragen aan de receptie te verminderen.

4. In de lift

Dit is een locatie die vaak wordt onderschat.

Gedurende enkele seconden staan je gasten stil en hun aandacht is beschikbaar.

Een kleine QR-code met een duidelijke zin kan hun blik trekken:

"Heeft u informatie nodig tijdens uw verblijf? Scan hier."

Dit kan met name toegang geven tot openingstijden, services, lokale aanbevelingen of praktische hotelgegevens.

Let echter op dat je de lift niet in een advertentiebord verandert: de QR-code moet discreet blijven en perfect geïntegreerd in je communicatie.

5. In de lobby en gemeenschappelijke ruimtes

De lobby, lounges of wachtruimtes zijn ook geschikt.

De gast kan informatie nodig hebben zonder naar de kamer terug te gaan.

Eenzelfde QR-code kan hem helpen alle informatie van het etablissement op zijn smartphone terug te vinden.

Dit is bijzonder handig in hotels met veel services: zwembad, spa, fitnessruimte, restaurant, parkeerplaats of co-workingspaces.

6. In de buurt van hotelvoorzieningen

Alle QR-codes hoeven niet noodzakelijk op dezelfde plek te worden geplaatst.

Je kunt bepaalde informatie ook direct in de buurt van de betreffende service plaatsen.

Bijvoorbeeld:

• voor de spa om openingstijden te raadplegen;
• bij het zwembad om gebruiksregels terug te vinden;
• in de fitnessruimte om openingstijden of instructies weer te geven;
• in de buurt van de parkeerplaats om toegangsmodaliteiten uit te leggen;
• voor het restaurant om openingstijden en praktische informatie te raadplegen.

De informatie verschijnt dus precies op het moment dat de gast deze nodig heeft.

7. Op de tafels van het restaurant of de bar

Als je hotel een restaurant of bar heeft, vormen de tafels ook een interessante locatie.

De QR-code kan toegang geven tot het menu, maar niet alleen.

Het kan ook verwijzen naar de globale digitale ruimte van het hotel om andere aangeboden services te ontdekken.

Een gast die komt ontbijten, kan bijvoorbeeld ontdekken dat er een spa is, een activiteit die door het etablissement wordt aangeboden of een selectie van plaatsen om in de omgeving te bezoeken.

8. Vóór de aankomst van de gast

De fysieke QR-code is niet de enige manier om toegang tot je Room Directory te geven.

De link naar je digitale ruimte kan ook voor aankomst worden verzonden, in een e-mail of voorbereiding van het verblijf.

De gast kan dan van tevoren raadplegen:

• het adres van het hotel;
• parkeringsinformatie;
• receptie-openingstijden;
• aankomstmodaliteiten;
• beschikbare services;
• lokale aanbevelingen.

Je digitale welkomstbrochure wordt dan nuttig voor, tijdens en zelfs na het verblijf.

Moet ik meerdere QR-codes in mijn hotel plaatsen?

Ja, maar met mate.

Één QR-code verstopt in een kamer riskeert onopgemerkt te blijven.

Aan de andere kant kan het installeren van een QR-code op elke muur snel opdringerig worden.

Het meest effectief is om enkele strategische punten in de klantenreis te selecteren:

vóór aankomst → receptie → kamer → gemeenschappelijke ruimtes.

De gast vindt dus gemakkelijk toegang tot je informatie zonder constant te worden aangesproken.

Wat moet de QR-code van een hotel openen?

Dit is waarschijnlijk nog belangrijker dan de locatie.

Vermijd zoveel mogelijk het hebben van meerdere QR-codes die elk toegang geven tot andere informatie.

Éen QR-code voor Wi-Fi, één voor ontbijt, één voor parkeren en nog één voor activiteiten kunnen de ervaring snel ingewikkelder maken.

Een oplossing is om alle informatie in één digitale Room Directory in te brengen, toegankelijk via één QR-code.

De gast kan dan op dezelfde plek vinden:

• Wi-Fi;
• openingstijden;
• ontbijt;
• restaurant;
• parkeerplaats;
• services;
• voorzieningen;
• lokale aanbevelingen;
• nuttige contacten;
• vertrekgegevens.

De ervaring wordt veel eenvoudiger.

Een QR-code moet ook begrijpelijk zijn

Aleen een QR-code weergeven zonder uitleg is niet altijd voldoende.

Voeg een korte zin toe die duidelijk uitlegt wat de gast krijgt nadat deze is gescand.

Bijvoorbeeld:

"Alle informatie over uw verblijf"

of:

"Wi-Fi, openingstijden, services en aanbevelingen"

Het voordeel moet onmiddellijk duidelijk zijn.

Denk ook aan internationale gasten

Een hotel ontvangt regelmatig gasten die geen Nederlands spreken.

De QR-code helpt juist om te voorkomen dat je meerdere drukwerk in verschillende talen moet verspreiden.

Met een Room Directory met automatische vertaling kan elke gast dezelfde informatie in zijn eigen taal op zijn smartphone raadplegen.

Dit faciliteert informatietoegang en vereenvoudigt contentbeheer voor het hotel.

Conclusie: plaats je QR-code waar je klanten deze echt nodig hebben

Er is geen enkele locatie die voor alle establissementen geldig is.

Voor de meeste hotels vormen drie plaatsen echter een uitstekende basis:

de receptie, de sleutelkaarthouder en de kamer.

Je kunt het systeem daarna aanvullen in gemeenschappelijke ruimtes of in de buurt van bepaalde voorzieningen.

Het belangrijkste blijft een eenvoudige ervaring bieden: een gemakkelijk herkenbare QR-code met toegang tot nuttige, actuele informatie die aansluit bij het verblijf.

Met RoomPage kunnen hotels hun informatie juist centraliseren in een Room Directory die toegankelijk is via QR-code en automatisch in meerdere talen is vertaald, terwijl ze de mogelijkheid behouden om hun content op elk moment aan te passen.