Room Directory: dove posizionare il QR Code nel tuo hotel?

Il QR Code si è progressivamente affermato negli hotel. Oggi permette di fornire accesso in pochi secondi al Wi-Fi, agli orari della colazione, ai servizi disponibili, alle raccomandazioni locali o alla Room Directory della struttura.

Ma stampare un QR Code e posizionarlo da qualche parte nell'hotel non basta.

Perché un ospite pensi a scansionarlo, deve essere visibile nel momento in cui cerca un'informazione.

Ecco i migliori posizionamenti per installare un QR Code nel tuo hotel.

1. In camera: il posizionamento imprescindibile

La camera rimane probabilmente il luogo più importante.

Una volta sistemato, l'ospite inizia naturalmente a cercare diverse informazioni:

• Qual è la password del Wi-Fi?
• A che ora viene servita la colazione?
• Fino a che ora posso fare il check-out?
• L'hotel ha un ristorante?
• Dov'è la palestra?
• Come contattare la reception?

Un QR Code posizionato direttamente in camera permette di rispondere immediatamente a queste domande.

Può essere installato su un piccolo supporto posato sulla scrivania, sul comodino o vicino all'ingresso.

L'obiettivo è semplice: l'ospite deve poterlo individuare senza doverlo cercare.

2. Sul portachiavi o sulla custodia della chiave

Il portachiavi consegnato durante il check-in è particolarmente interessante.

Il cliente lo riceve direttamente al suo arrivo e generalmente lo conserva per tutta la durata del soggiorno.

Puoi ad esempio aggiungervi:

"Tutte le informazioni del vostro soggiorno"

accompagnato dal QR Code.

L'ospite dispone così di un accesso rapido e permanente alle informazioni della struttura, anche quando non è in camera.

3. Alla reception

La reception rimane ovviamente un eccellente luogo per presentare il tuo QR Code.

Può essere posizionato su un piccolo cavalletto o su un supporto vicino al banco.

Il suo valore è anche pedagogico: durante il check-in, il tuo team può semplicemente indicare all'ospite:

"Troverete tutte le informazioni utili del vostro soggiorno scansionando questo QR Code."

Il cliente sa quindi immediatamente che questo spazio esiste e potrà consultarlo in seguito.

Ciò consente anche di ridurre alcune domande ricorrenti rivolte alla reception.

4. Nell'ascensore

È un posizionamento spesso sottovalutato.

Per alcuni secondi, i tuoi ospiti sono fermi e la loro attenzione è disponibile.

Un piccolo QR Code accompagnato da una frase chiara può attirare la loro attenzione:

"Hai bisogno di un'informazione durante il tuo soggiorno? Scansiona qui."

Può in particolare fornire accesso agli orari, ai servizi, alle raccomandazioni locali o alle informazioni pratiche dell'hotel.

Attenzione però a non trasformare l'ascensore in una bacheca pubblicitaria: il QR Code deve rimanere discreto e perfettamente integrato nella tua comunicazione.

5. Nella hall e negli spazi comuni

La hall, i saloni o gli spazi d'attesa sono anch'essi appropriati.

L'ospite potrebbe aver bisogno di consultare un'informazione senza tornare in camera.

Uno stesso QR Code può permettergli di trovare tutte le informazioni della struttura dal suo smartphone.

È particolarmente pratico negli hotel che dispongono di numerosi servizi: piscina, spa, palestra, ristorante, parcheggio o spazi di coworking.

6. Vicino alle attrezzature dell'hotel

Non tutti i QR Code devono necessariamente essere posizionati nello stesso luogo.

Puoi anche mettere determinate informazioni direttamente vicino al servizio interessato.

Ad esempio:

• davanti alla spa per consultare gli orari;
• vicino alla piscina per trovare le regole di utilizzo;
• in palestra per visualizzare gli orari o le istruzioni;
• vicino al parcheggio per spiegare le modalità d'accesso;
• davanti al ristorante per consultare gli orari e le informazioni pratiche.

L'informazione appare così esattamente nel momento in cui l'ospite ne ha bisogno.

7. Sui tavoli del ristorante o del bar

Se il tuo hotel dispone di un ristorante o di un bar, i tavoli costituiscono anch'essi un posizionamento interessante.

Il QR Code può fornire accesso al menu, ma non solo.

Può anche rimandare allo spazio digitale globale dell'hotel per far scoprire gli altri servizi offerti.

Un cliente venuto a fare colazione potrebbe ad esempio scoprire l'esistenza della spa, di un'attività proposta dalla struttura o di una selezione di luoghi da visitare nei dintorni.

8. Prima ancora dell'arrivo dell'ospite

Il QR Code fisico non è l'unico modo per fornire accesso alla tua Room Directory.

Il link verso il tuo spazio digitale può essere inviato anche prima dell'arrivo, in un'email o in un messaggio di preparazione del soggiorno.

L'ospite può così consultare in anticipo:

• l'indirizzo dell'hotel;
• le informazioni di parcheggio;
• gli orari della reception;
• le modalità di arrivo;
• i servizi disponibili;
• le raccomandazioni locali.

Il tuo libretto di benvenuto digitale diventa allora utile prima, durante e persino alla fine del soggiorno.

Bisogna mettere più QR Code nel proprio hotel?

Sì, ma con moderazione.

Un singolo QR Code nascosto in una camera rischia di passare inosservato.

Al contrario, installare un QR Code su ogni parete potrebbe rapidamente diventare invadente.

Il più efficace consiste nel selezionare alcuni punti strategici del percorso cliente:

prima dell'arrivo → reception → camera → spazi comuni.

L'ospite trova così facilmente l'accesso alle tue informazioni senza essere costantemente sollecitato.

Che cosa deve aprire il QR Code di un hotel?

Probabilmente è ancora più importante del suo posizionamento.

Evita il più possibile di moltiplicare i QR Code che forniscono ciascuno accesso a un'informazione diversa.

Un QR Code per il Wi-Fi, un altro per la colazione, un altro per il parcheggio e ancora un altro per le attività possono rapidamente complicare l'esperienza.

Una soluzione consiste nel raggruppare tutte le informazioni in un'unica Room Directory digitale, accessibile da un singolo QR Code.

L'ospite può quindi trovare nello stesso luogo:

• Wi-Fi;
• orari;
• colazione;
• ristorante;
• parcheggio;
• servizi;
• attrezzature;
• raccomandazioni locali;
• contatti utili;
• informazioni di partenza.

L'esperienza diventa molto più semplice.

Un QR Code deve essere anche comprensibile

Visualizzare solo un QR Code senza spiegazioni non sempre è sufficiente.

Aggiungi una breve frase che spieghi chiaramente cosa l'ospite otterrà dopo averlo scansionato.

Ad esempio:

"Tutte le informazioni del vostro soggiorno"

oppure:

"Wi-Fi, orari, servizi e buoni indirizzi"

Il beneficio deve essere immediatamente comprensibile.

Pensa anche ai viaggiatori internazionali

Un hotel accoglie regolarmente ospiti che non parlano italiano.

Il QR Code permette proprio di evitare di moltiplicare i supporti stampati in lingue diverse.

Con una Room Directory che offre traduzione automatica, ogni ospite può consultare le stesse informazioni nella propria lingua dal suo smartphone.

Ciò facilita l'accesso alle informazioni semplificando al contempo la gestione dei contenuti per l'hotel.

Conclusione: posiziona il tuo QR Code dove i tuoi ospiti ne hanno realmente bisogno

Non esiste un unico posizionamento valido per tutte le strutture.

Per la maggior parte degli hotel, tre luoghi costituiscono comunque un'eccellente base:

la reception, il portachiavi e la camera.

Puoi quindi completare il dispositivo negli spazi comuni o vicino a determinate attrezzature.

La cosa più importante rimane offrire un'esperienza semplice: un QR Code facilmente identificabile che fornisce accesso a informazioni utili, aggiornate e adatte al soggiorno.

Con RoomPage, gli hotel possono proprio centralizzare le loro informazioni in una Room Directory accessibile tramite QR Code e automaticamente tradotta in più lingue, mantenendo al contempo la possibilità di modificare i loro contenuti in qualsiasi momento.