Wie vermeiden Sie Fehler, die Ihre Gäste frustrieren?

Das digitale Willkommensbüchlein ist zu einem echten Vorteil geworden, um das Gasterlebnis zu verbessern und den Aufenthalt zu erleichtern. Doch viele Betriebe begnügen sich damit, ihr altes Willkommensbüchlein aus Papier einfach in ein PDF umzuwandeln, ohne es für die Anzeige auf dem Smartphone anzupassen.

Das Ergebnis: schwer lesbare Informationen, unpraktische Navigation und Gäste, die weiterhin die Rezeption fragen müssen.

Entdecken Sie die 8 häufigsten Fehler, um ein klares, modernes und wirklich nützliches digitales Willkommensbüchlein zu schaffen.

1. Ein einfaches PDF verwenden

Das ist wohl der häufigste Fehler.

Viele Hotels zeigen einen QR-Code, der einfach ein PDF mit dem Inhalt ihres alten Willkommensbüchleins aus Papier öffnet. Diese Lösung ermöglicht zwar, den physischen Support zu entfernen, bietet aber keine echte digitale Erfahrung.

Auf dem Smartphone muss der Gast vergrößern, mehrere Seiten durchblättern und selbst nach der benötigten Information suchen. Eine Erfahrung, die schnell frustrierend wird und vom Lesen abhält.

Ein digitales Willkommensbüchlein muss für die mobile Nutzung konzipiert sein, mit intuitiver Navigation, gut organisierten Kategorien und unmittelbarem Zugriff auf wesentliche Informationen.

2. Wesentliche Informationen verstecken

Das WLAN-Passwort befindet sich auf Seite 12, die Frühstückszeiten auf Seite 4 und die Abreiseinformationen am Ende des Dokuments.

Wenn die wesentlichen Informationen verstreut sind, verbringen Gäste ihre Zeit mit der Suche… bevor sie schließlich die Rezeption kontaktieren.

In einem digitalen Willkommensbüchlein sollten die am häufigsten aufgesuchten Informationen klar organisiert und in wenigen Sekunden erreichbar sein.

3. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer anzeigen, die unmöglich zu kopieren ist

Wie bei einer Telefonnummer muss ein Gast eine als E-Mail-Adresse angezeigte Adresse in einem PDF-Willkommensbüchlein oft manuell von seinem Smartphone abschreiben.

Diese Situation ist häufiger als man denkt. Bei unserem Austausch mit einem Hotel mussten wir das PDF öffnen, einen Screenshot machen, die Texterkennung des Telefons nutzen und dann die E-Mail-Adresse kopieren, bevor wir eine einfache Nachricht senden konnten.

Dasselbe Problem besteht bei Telefonnummern: Wenn sie nicht anklickbar sind, muss der Gast sie manuell eingeben, um die Rezeption, den Zimmerservice oder eine Notfallnummer anzurufen.

Eine Aktion, die nur wenige Sekunden hätte dauern sollen, erforderte letztendlich mehrere Schritte.

In einem digitalen Willkommensbüchlein oder Room Directory sollten E-Mail-Adressen direkt in der Mail-App geöffnet werden und Telefonnummern mit einem einfachen Tap anrufbar sein.

Diese kleinen Details verbessern die Erfahrung der Gäste erheblich, erleichtern die Kommunikation mit dem Betrieb und machen das digitale Willkommensbüchlein im Alltag viel praktischer.

4. Die Dienstleistungen des Betriebs nicht hervorheben

Ein digitales Willkommensbüchlein beschränkt sich nicht darauf, praktische Informationen zu teilen. Es ist auch ein ausgezeichnetes Mittel, um die Dienstleistungen und Ausstattungen Ihres Betriebs hervorzuheben.

Frühstück, Spa, Pool, Zimmerservice, Parkplatz, Fahrradverleih, Aktivitäten oder lokale Partner: Jede Dienstleistung verdient es, leicht erreichbar und sichtbar zu sein.

Wenn Sie Ihre Leistungen während des gesamten Aufenthalts aufwerten, verbessern Sie das Gasterlebnis und erhöhen die Chancen, dass sie alle Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

5. Internationale Gäste vergessen

Hotels empfangen heute ein internationales Publikum mit unterschiedlichen Profilen und Sprachen.

Ein digitales Willkommensbüchlein, das nur in der Sprache Ihres Betriebs verfügbar ist, kann schnell ein Hindernis für das Verständnis wesentlicher Informationen werden.

Wenn Sie Inhalte in mehreren Sprachen anbieten, können Gäste autonomer sein, ihren Aufenthalt besser genießen und die Fragen an die Rezeption reduzieren. Mit RoomPage ist die Übersetzung automatisch: Ihr digitales Willkommensbüchlein ist sofort in mehreren Sprachen verfügbar, ohne manuellen Übersetzungsaufwand.

6. Informationen nie aktualisieren

Die Informationen eines Betriebs ändern sich regelmäßig.

Das WLAN-Passwort kann sich ändern, die Frühstückszeiten geändert werden, ein Partnerrestaurant kann schließen oder eine Dienstleistung wird nicht verfügbar.

Wenn Ihr Willkommensbüchlein nicht regelmäßig aktualisiert wird, riskieren Sie, falsche Informationen zu verbreiten, Gäste zu frustrieren und ihr Erlebnis zu beeinträchtigen.

7. Seiten mit Text überlasten

Gäste lesen ein Willkommensbüchlein normalerweise nicht von Anfang bis Ende. Sie suchen nach einer spezifischen Information, wie WLAN, Frühstückszeiten oder Dienstleistungen des Betriebs.

Eine klare Präsentation, gut organisierte Kategorien und intuitive Navigation ermöglichen es, eine Antwort in wenigen Sekunden zu finden, ohne lange Absätze zu lesen.

Heute konsultieren die meisten Gäste diese Informationen direkt von ihrem Smartphone. Ein digitales Willkommensbüchlein muss daher vor allem für kleine Bildschirme konzipiert sein, mit einer einfachen, schnellen und angenehmen Benutzeroberfläche.

8. Das Willkommensbüchlein als bloße Pflicht betrachten

Zu viele Betriebe betrachten das Willkommensbüchlein immer noch als bloße Pflicht mit Hausordnung und einigen praktischen Informationen.

In Wirklichkeit ist ein digitales Willkommensbüchlein ein echtes Kommunikationsinstrument. Es begleitet Gäste während ihres gesamten Aufenthalts, hebt die Dienstleistungen des Betriebs hervor und erleichtert den Zugriff auf wesentliche Informationen.

Wenn es gut gestaltet ist, verbessert es die Kundenerfahrung, reduziert Anfragen an der Rezeption und stärkt das moderne und professionelle Image Ihres Hotels oder Ihrer Ferienwohnung.

Zusammenfassung

Ein digitales Willkommensbüchlein zu erstellen bedeutet nicht einfach, ein Papierdokument durch ein PDF zu ersetzen. Das Ziel ist es, ein fließendes, intuitives Erlebnis zu bieten, das für heutige Gäste gedacht ist.

Mit RoomPage erstellen Sie ein modernes Room Directory, das per QR-Code erreichbar, für Smartphones optimiert, automatisch in mehrere Sprachen übersetzt und mit wenigen Klicks änderbar ist.

Indem Sie diese Fehler vermeiden, verbessern Sie das Gasterlebnis, reduzieren die Anfragen an der Rezeption und heben die Dienstleistungen Ihres Betriebs während des gesamten Aufenthalts hervor.