Warum ein PDF-Willkommensbüchlein nicht mehr zu Hotels und Ferienvermietungen passt

Jahrelang war das PDF-Willkommensbüchlein eine einfache Lösung, um das traditionelle Papierbüchlein zu ersetzen. Es war einfach zu erstellen und per E-Mail zu versenden und ermöglichte Hotels und Ferienvermietungen, wesentliche Informationen mit ihren Gästen zu teilen.

Aber die Gewohnheiten haben sich geändert.

Heute konsultieren die meisten Reisenden Informationen zu ihrem Aufenthalt direkt von ihrem Smartphone aus. Sie möchten schnell auf das WLAN-Passwort, die Frühstückszeiten, Restaurantempfehlungen oder die Dienstleistungen des Hauses zugreifen.

In diesem Kontext zeigt das PDF schnell seine Grenzen. Ein digitales Willkommensbüchlein bietet ein flüssigeres, moderneres und viel praktischeres Erlebnis.

1. Ein PDF-Willkommensbüchlein ist auf dem Smartphone schwer zu lesen

Die meisten PDFs sind zum Drucken oder Betrachten auf einem Computer konzipiert.

Auf einem Telefon muss der Reisende oft:

• zoomen;
• die Seite horizontal verschieben;
• die Information über mehrere Seiten hinweg suchen;
• zurück navigieren.

Diese Navigation entspricht nicht der modernen Nutzung.

Ein digitales Willkommensbüchlein ist dagegen für die Nutzung auf dem Smartphone konzipiert. Die Informationen sind nach Kategorien organisiert und bleiben in wenigen Sekunden zugänglich.

2. Reisende verschwenden Zeit mit der Suche nach Informationen

Wenn ein Gast das WLAN-Passwort oder die Frühstückszeiten erfahren möchte, möchte er nicht ein mehrere Seiten umfassendes Dokument durchsuchen.

Er sucht nach einer sofortigen Antwort.

Daher ersetzen immer mehr Betriebe ihr PDF-Willkommensbüchlein durch ein digitales Room Directory, das den direkten Zugriff auf verschiedene Rubriken durch eine mobil-optimierte Schnittstelle ermöglicht.

3. Links in einem PDF sind nicht immer praktisch

Ein modernes Willkommensbüchlein enthält normalerweise:

• eine Telefonnummer;
• eine E-Mail-Adresse;
• eine Google Maps-Lokalisierung;
• Links zu sozialen Netzwerken;
• Aktivitätsreservierungen.

Auch wenn diese Links in einem PDF vorhanden sind, werden sie nicht immer korrekt erkannt, je nach Telefon oder verwendeter Anwendung.

Der Reisende muss die Informationen manchmal manuell kopieren, was sein Erlebnis verschlechtert.

4. Aktualisierungen werden schnell kompliziert

Eine einfache Änderung der Öffnungszeiten scheint unbedeutend zu sein.

Mit einem PDF impliziert jedoch jede Änderung:

• das Dokument ändern;
• ein neues PDF exportieren;
• die alte Datei überall ersetzen, wo sie geteilt wird;
• überprüfen, dass Reisende die neueste Version sehen.

Wenn mehrere Sprachen angeboten werden, muss dieser Vorgang für jede Version wiederholt werden.

Mit einer Lösung wie RoomPage reicht eine einfache Änderung aus. Die Änderungen sind sofort für alle Reisenden sichtbar, ohne ein Dokument austauschen zu müssen.

5. Ein PDF hebt die Dienstleistungen Ihres Betriebs nicht ausreichend hervor

Das Willkommensbüchlein ist auch eine hervorragende Möglichkeit, Folgendes zu präsentieren:

• das Spa;
• das Restaurant;
• die Bar;
• die Fahrradverleih;
• Partneraktivitäten;
• Ausflüge.

In einem PDF werden diese Informationen oft übersehen.

Ein digitales Willkommensbüchlein ermöglicht es dagegen, sie visueller zu präsentieren, mit Kategorien, Fotos und schnellen Zugängen, was Reisende mehr dazu ermutigt, sie zu besuchen.

6. Ein digitales Willkommensbüchlein ist leichter zu übersetzen

Hotels haben heute ein internationales Publikum.

Mit einem PDF ist es oft notwendig, mehrere verschiedene Dokumente zu erstellen: Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch…

Jede Änderung muss dann auf alle Versionen übertragen werden.

Lösungen wie RoomPage ermöglichen ein mehrsprachiges Willkommensbüchlein, das in der Sprache des Reisenden abrufbar ist, während nur eine Inhaltsbasis gepflegt werden muss.

7. Ein digitales Room Directory bietet ein besseres Kundenerlebnis

Die Erwartungen der Reisenden haben sich entwickelt.

Sie möchten eine Schnittstelle finden, die derjenigen ähnelt, die sie täglich auf ihrem Smartphone verwenden.

Ein digitales Room Directory ermöglicht insbesondere:

• die Rezeption mit einem Klick anzurufen;
• eine Adresse direkt in Google Maps zu öffnen;
• Öffnungszeiten schnell zu prüfen;
• eine Aktivität zu reservieren;
• Auf wichtige Informationen zuzugreifen, ohne in einem Dokument zu suchen.

Diese Einfachheit verbessert das Erlebnis während des gesamten Aufenthalts.

RoomPage: eine moderne Alternative zum PDF-Willkommensbüchlein

Anstatt einfach eine Datei zum Herunterladen anzubieten, wandelt RoomPage das Willkommensbüchlein in eine echte digitale Schnittstelle um, die über einen QR-Code zugänglich ist.

Reisende finden schnell die Informationen, die sie benötigen, während Betriebe ihren Inhalt in wenigen Sekunden aktualisieren können, ohne ein PDF austauschen oder mehrere Versionen verwalten zu müssen.

Das Ergebnis ist ein moderneres, benutzerfreundlicheres Willkommensbüchlein, das besser den Erwartungen der heutigen Reisenden entspricht.

Fazit

Das PDF-Willkommensbüchlein war lange Zeit eine praktische Lösung, um Papier zu ersetzen.

Heute haben sich die Erwartungen der Reisenden geändert. Sie suchen nach Informationen, die schnell zugänglich, smartphone-optimiert und immer aktuell sind.

Durch die Einführung eines digitalen Willkommensbüchleins bieten Hotels und Ferienvermietungen ein flüssigeres Erlebnis, heben ihre Dienstleistungen mehr hervor und vereinfachen die tägliche Verwaltung von Informationen.