Room Directory : où placer votre QR Code dans un hôtel ?

Le QR Code s’est progressivement installé dans les hôtels. Il permet aujourd’hui de donner accès en quelques secondes au Wi-Fi, aux horaires du petit-déjeuner, aux services disponibles, aux recommandations locales ou encore au Room Directory de l’établissement.

Mais imprimer un QR Code et le poser quelque part dans l’hôtel ne suffit pas.

Pour qu’un voyageur pense à le scanner, il doit être visible au moment où il recherche une information.

Voici les meilleurs emplacements pour installer un QR Code dans votre hôtel.

1. Dans la chambre : l’emplacement incontournable

La chambre reste probablement l’endroit le plus important.

Une fois installé, le voyageur commence naturellement à chercher différentes informations :

• Quel est le mot de passe Wi-Fi ?
• À quelle heure est servi le petit-déjeuner ?
• Jusqu’à quelle heure puis-je faire mon check-out ?
• L’hôtel dispose-t-il d’un restaurant ?
• Où se trouve la salle de sport ?
• Comment contacter la réception ?

Un QR Code placé directement dans la chambre permet de répondre immédiatement à ces questions.

Il peut être installé sur un petit support posé sur le bureau, la table de chevet ou à proximité de l’entrée.

L’objectif est simple : le voyageur doit pouvoir le repérer sans avoir à le chercher.

2. Sur le porte-carte ou la pochette de la clé

Le porte-carte remis lors du check-in est particulièrement intéressant.

Le client le reçoit directement à son arrivée et le conserve généralement pendant toute la durée de son séjour.

Vous pouvez par exemple y ajouter :

« Toutes les informations de votre séjour »

accompagné du QR Code.

Le voyageur dispose ainsi en permanence d’un accès rapide aux informations de l’établissement, même lorsqu’il n’est pas dans sa chambre.

3. À la réception

La réception reste évidemment un excellent endroit pour présenter votre QR Code.

Il peut être placé sur un petit chevalet ou un support à proximité du comptoir.

Son intérêt est également pédagogique : lors du check-in, votre équipe peut simplement indiquer au voyageur :

« Vous retrouverez toutes les informations utiles sur votre séjour en scannant ce QR Code. »

Le client sait alors immédiatement que cet espace existe et pourra le consulter plus tard.

Cela permet également de réduire certaines questions répétitives adressées à la réception.

4. Dans l’ascenseur

C’est un emplacement souvent sous-estimé.

Pendant quelques secondes, vos voyageurs sont immobiles et leur attention est disponible.

Un petit QR Code accompagné d'une phrase claire peut attirer leur regard :

« Besoin d’une information pendant votre séjour ? Scannez ici. »

Il peut notamment donner accès aux horaires, services, recommandations locales ou informations pratiques de l’hôtel.

Attention néanmoins à ne pas transformer l’ascenseur en panneau publicitaire : le QR Code doit rester discret et parfaitement intégré à votre communication.

5. Dans le hall et les espaces communs

Le hall, les salons ou les espaces d’attente sont également adaptés.

Le voyageur peut avoir besoin de consulter une information sans retourner dans sa chambre.

Un même QR Code peut lui permettre de retrouver toutes les informations de l’établissement depuis son smartphone.

C’est particulièrement pratique dans les hôtels disposant de nombreux services : piscine, spa, salle de sport, restaurant, parking ou espaces de coworking.

6. À proximité des équipements de l’hôtel

Tous les QR Codes ne doivent pas nécessairement être placés au même endroit.

Vous pouvez également mettre certaines informations directement à proximité du service concerné.

Par exemple :

• devant le spa pour consulter les horaires ;
• près de la piscine pour retrouver les règles d’utilisation ;
• dans la salle de sport pour afficher les horaires ou consignes ;
• près du parking pour expliquer les modalités d’accès ;
• devant le restaurant pour consulter les horaires et informations pratiques.

L'information apparaît ainsi exactement au moment où le voyageur en a besoin.

7. Sur les tables du restaurant ou du bar

Si votre hôtel dispose d’un restaurant ou d’un bar, les tables constituent également un emplacement intéressant.

Le QR Code peut donner accès au menu, mais pas uniquement.

Il peut également renvoyer vers l’espace digital global de l’hôtel afin de faire découvrir les autres services proposés.

Un client venu prendre son petit-déjeuner pourrait par exemple découvrir l’existence du spa, d’une activité proposée par l’établissement ou d’une sélection de lieux à visiter aux alentours.

8. Avant même l’arrivée du voyageur

Le QR Code physique n’est pas le seul moyen de donner accès à votre Room Directory.

Le lien vers votre espace digital peut également être envoyé avant l’arrivée, dans un e-mail ou un message de préparation du séjour.

Le voyageur peut alors consulter à l’avance :

• l'adresse de l'hôtel ;
• les informations de stationnement ;
• les horaires de réception ;
• les modalités d'arrivée ;
• les services disponibles ;
• les recommandations locales.

Votre livret d’accueil digital devient alors utile avant, pendant et même à la fin du séjour.

Faut-il mettre plusieurs QR Codes dans son hôtel ?

Oui, mais avec modération.

Un seul QR Code caché dans une chambre risque de passer inaperçu.

À l'inverse, installer un QR Code sur chaque mur pourrait rapidement devenir intrusif.

Le plus efficace consiste à sélectionner quelques points stratégiques du parcours client :

avant l’arrivée → réception → chambre → espaces communs.

Le voyageur retrouve ainsi facilement l’accès à vos informations sans être constamment sollicité.

Que doit ouvrir le QR Code d’un hôtel ?

C’est probablement encore plus important que son emplacement.

Évitez autant que possible de multiplier les QR Codes donnant chacun accès à une information différente.

Un QR Code pour le Wi-Fi, un autre pour le petit-déjeuner, un autre pour le parking et encore un autre pour les activités peuvent rapidement compliquer l’expérience.

Une solution consiste à regrouper toutes les informations dans un Room Directory digital unique, accessible depuis un seul QR Code.

Le voyageur peut alors retrouver au même endroit :

• Wi-Fi ;
• horaires ;
• petit-déjeuner ;
• restaurant ;
• parking ;
• services ;
• équipements ;
• recommandations locales ;
• contacts utiles ;
• informations de départ.

L’expérience devient beaucoup plus simple.

Un QR Code doit aussi être compréhensible

Afficher uniquement un QR Code sans explication n’est pas toujours suffisant.

Ajoutez une courte phrase qui explique clairement ce que le voyageur obtiendra après l’avoir scanné.

Par exemple :

« Toutes les informations de votre séjour »

ou :

« Wi-Fi, horaires, services et bonnes adresses »

Le bénéfice doit être immédiatement compréhensible.

Pensez également aux voyageurs internationaux

Un hôtel accueille régulièrement des voyageurs qui ne parlent pas français.

Le QR Code permet justement d’éviter de multiplier les supports imprimés dans différentes langues.

Avec un Room Directory proposant une traduction automatique, chaque voyageur peut consulter les mêmes informations dans sa propre langue depuis son smartphone.

Cela facilite l’accès à l’information tout en simplifiant la gestion du contenu pour l’hôtel.

Conclusion : placez votre QR Code là où vos clients en ont réellement besoin

Il n’existe pas un emplacement unique valable pour tous les établissements.

Pour la majorité des hôtels, trois endroits constituent néanmoins une excellente base :

la réception, le porte-carte et la chambre.

Vous pouvez ensuite compléter le dispositif dans les espaces communs ou à proximité de certains équipements.

Le plus important reste de proposer une expérience simple : un QR Code facilement identifiable donnant accès à des informations utiles, à jour et adaptées au séjour.

Avec RoomPage, les hôtels peuvent justement centraliser leurs informations dans un Room Directory accessible par QR Code et automatiquement traduit en plusieurs langues, tout en conservant la possibilité de modifier leur contenu à tout moment.